OBAVIJEST O OBRADI OSOBNIH PODATAKA

U VEZI S POZIVOM ZA DODJELU BESPOVRATNIH SREDSTAVA / SUBVENCIJA

(u daljnjem tekstu: „Obavijest“)

1. Pružatelj informacija:

Obavijest pruža: , sa sjedištem: , , poštanski broj: , OIB: , registracija: (u daljnjem tekstu: „Voditelj obrade“) kao raspisivač poziva za podnošenje zahtjeva za dodjelu subvencije / bespovratnih sredstava (u daljnjem tekstu: „Poziv“).

Ova obavijest odnosi se na sve Pozive Voditelja obrade objavljene u informacijskom sustavu eGRANT.

2. Ova obavijest tiče vas se ako:

• ste fizička osoba i podnosite (ili netko u vaše ime podnosi) zahtjev za subvenciju / bespovratna sredstva u okviru Poziva putem informacijskog sustava eGRANT, odnosno ste fizička osoba koja u ime pravne osobe ili druge fizičke osobe – podnositelja zahtjeva za subvenciju / bespovratna sredstva – podnosi ili surađuje pri podnošenju takvog zahtjeva (u daljnjem tekstu: „Podnositelj“),
• ste fizička osoba koju je raspisivač odredio za upravljanje zahtjevima za subvenciju / bespovratna sredstva u informacijskom sustavu eGRANT (u daljnjem tekstu: „Upravitelj“),
• ste fizička osoba određena kao ocjenitelj zahtjeva za subvenciju / bespovratna sredstva podnesenih putem informacijskog sustava eGRANT (u daljnjem tekstu: „Ocjenitelj“),
• ste fizička osoba koja svojim glasom danim putem sustava eGRANT izražava podršku jednom ili više projekata koji se natječu za subvenciju / bespovratna sredstva u okviru Poziva (u daljnjem tekstu: „Glasač“).

3. Kome se možete obratiti s pitanjem, zahtjevom ili prijedlogom u vezi sa zaštitom privatnosti i osobnih podataka?

Sa zahtjevima, pitanjima, prijedlozima i primjedbama možete se obratiti Voditelju obrade:

• pisanim putem na adresi: ,
• e-poštom na adresi:
• telefonski na broju:

4. Voditelj obrade prikuplja sljedeće osobne podatke:

O Podnositelju Voditelj obrade obrađuje osobito sljedeće osobne podatke:

• registracijski podaci (za registraciju na portalu za subvencije) – podaci za prijavu, naziv programa, e-pošta, ime i prezime, podatak o potvrdi upoznavanja s ovom Obavijesti i sl.
• podaci o podnesenom zahtjevu – informacije o projektu za koji Podnositelj traži potporu, osobito naziv, opis, proračun i drugi podaci uneseni ili priloženi kao prilozi u informacijskom sustavu eGRANT
• podaci o statusu zahtjeva – je li zahtjev u izradi, podnesen, potpun, odobren ili odbijen, je li ili nije obračunat, kako su ga ocijenili Ocjenitelji i sl.
• podaci o eventualnom sklapanju i izvršenju ugovora o dodjeli subvencije na temelju odobrenog zahtjeva
• podaci objavljeni u javnim registrima, primjerice u sudskom registru, obrtnom registru, registru poreznih dužnika i sl.

Svrha Poziva može biti i dodjela financijskih sredstava u svrhu potpore fizičkim osobama u teškoj socijalnoj situaciji ili u sličnu svrhu. U tom slučaju mogu se, radi vrednovanja i obrade zahtjeva, u nužnom opsegu obrađivati i posebne kategorije osobnih podataka Podnositelja, primjerice osobni podaci koji otkrivaju rasno ili etničko podrijetlo, vjerska ili filozofska uvjerenja, podaci koji se odnose na zdravlje ili podaci o nekažnjavanju.

Većinu informacija o Podnositelju Voditelj obrade dobiva izravno od Podnositelja putem obrasca za registraciju, obrasca za podnošenje zahtjeva, obrasca za obračun zahtjeva u informacijskom sustavu eGRANT, odnosno putem drugih obrazaca. Podaci označeni u tim obrascima kao obvezni moraju se ispuniti, u protivnom nije moguća registracija ili podnošenje zahtjeva za subvenciju / bespovratna sredstva u okviru Poziva. Ako Podnositelj unese netočne ili nepotpune podatke, to može imati različite nepovoljne posljedice – od nemogućnosti prijave u sustav, nemogućnosti slanja ili vrednovanja zahtjeva, neodobrenja ili odbijanja zahtjeva, nastanka obveze povrata dodijeljene subvencije, do nastanka štete na strani Podnositelja, Raspisivača ili druge osobe koju će trebati nadoknaditi. U slučaju namjernog navođenja lažnih podataka nije isključena ni kaznena odgovornost.

Ostale podatke o Podnositelju, osobito informacije o statusu zahtjeva i njegovu vrednovanju, Voditelj obrade dobiva iz vlastite djelatnosti, odnosno djelatnošću Upravitelja i Ocjenitelja (npr. predajom ocjene).

U okviru vlastite djelatnosti Voditelj obrade može u potrebnom opsegu pribavljati osobne podatke Podnositelja i iz javnih registara, primjerice iz sudskog registra, obrtnog registra, registra poreznih dužnika i sl., kao i iz drugih registara kojima Voditelj obrade ima zakonski pristup. Na primjer, Voditelj obrade koji je općina pri dodjeli subvencija ima pravo i obvezu provjeriti u odgovarajućim informacijskim sustavima javne uprave određene činjenice, primjerice je li Podnositelj podmirio svoje financijske obveze prema državi i sl.

O Upravitelju Voditelj obrade obrađuje osobito sljedeće osobne podatke:

• identifikacijski i kontaktni podaci – ime, prezime, funkcija kod Voditelja obrade, kontaktna e-pošta / telefon, podaci za prijavu u informacijski sustav eGRANT i sl.
• zapisnici informacijskog sustava eGRANT o radnjama Upravitelja izvršenim u sustavu
• podatak o potvrdi upoznavanja s ovom Obavijesti, prihvaćanju obveze čuvanja tajnosti i prihvaćanju obveze poštivanja uputa Raspisivača

O Upravitelju Voditelj obrade pribavlja osobne podatke od Upravitelja, odnosno iz vlastite djelatnosti Voditelja obrade i iz zapisnika informacijskog sustava eGRANT. Ako Upravitelj Voditelju obrade dostavi netočne podatke, to može imati različite posljedice, primjerice nemogućnost prijave u informacijski sustav do nastanka štete.

O Ocjenitelju Voditelj obrade obrađuje osobito sljedeće osobne podatke:

• identifikacijski i kontaktni podaci – ime, prezime, kontaktna e-pošta / telefon, podaci za prijavu u informacijski sustav eGRANT i sl.
• zapis ocjenjivanja pojedinih zahtjeva za subvenciju / bespovratna sredstva od strane Ocjenitelja
• podatak o potvrdi upoznavanja s ovom Obavijesti, prihvaćanju obveze čuvanja tajnosti i prihvaćanju obveze poštivanja uputa Raspisivača

O Ocjenitelju Voditelj obrade pribavlja osobne podatke od Ocjenitelja, odnosno iz vlastite djelatnosti Voditelja obrade i iz zapisnika informacijskog sustava eGRANT (primjerice o predaji ocjene). Ako Ocjenitelj Voditelju obrade dostavi netočne podatke, to može imati različite posljedice, primjerice nemogućnost prijave u informacijski sustav do nastanka štete.

O Glasču Voditelj obrade obrađuje osobito sljedeće osobne podatke:

• podaci potrebni za provjeru Glasča – ime, prezime, broj telefona, e-pošta, adresa odnosno drugi identifikacijski podaci Glasča navedeni u glasovnom obrascu u informacijskom sustavu eGRANT i sl.
• ostali statistički podaci – dobna kategorija, informacija o tome odakle je Glasč saznao za glasovanje i sl.
• podatak o potvrdi upoznavanja s ovom Obavijesti
• podatak o tome je li Glasč dao / nije dao / opozvao Voditelju obrade suglasnost za slanje informacija koje se tiču Poziva te eventualnog podržavanja, nepodržavanja i realizacije podržanih projekata.

O Glasču Voditelj obrade pribavlja osobne podatke od Glasča, koji ih predaje putem glasovnog obrasca. Podaci označeni u obrascu kao obvezni moraju se ispuniti pri predaji glasa, u protivnom glasovanje nije moguće. Ako Glasč dostavi netočne podatke, to može imati različite posljedice, primjerice predaju glasa drugom projektu nego što je Glasč namjeravao ili nevažnost glasa.

5. Vaši osobni podaci obrađuju se u sljedeće svrhe:

Osobni podaci Podnositelja obrađuju se u svrhu podnošenja, obrade i vrednovanja zahtjeva u informacijskom sustavu eGRANT te eventualnog sklapanja i izvršenja ugovora o dodjeli subvencije / bespovratnih sredstava. Pravna osnova za obradu je sklapanje i izvršenje ugovora o dodjeli subvencije. Za obradu osobnih podataka u tu svrhu nije potrebna suglasnost Podnositelja. Izričita suglasnost Podnositelja potrebna je za obradu posebnih kategorija osobnih podataka Podnositelja navedenih u točki 4 gore. Pravna osnova za obradu posebnih kategorija osobnih podataka Podnositelja je stoga i takva izričita suglasnost.

Osobni podaci Upravitelja obrađuju se u svrhu upravljanja, obrade i vrednovanja zahtjeva u informacijskom sustavu eGRANT. Pravna osnova za obradu je ispunjavanje obveza iz ugovornog odnosa između Voditelja obrade i Upravitelja (bio to ugovor o radu ili ad-hoc usmeni sporazum između Voditelja obrade i Upravitelja), na temelju kojeg Upravitelj obavlja zadatke vezane uz upravljanje Pozivom i podnesenim zahtjevima. Za obradu osobnih podataka u tu svrhu nije potrebna suglasnost Upravitelja.

Osobni podaci Ocjenitelja obrađuju se u svrhu vrednovanja zahtjeva u informacijskom sustavu eGRANT. Pravna osnova za obradu je ispunjavanje obveza iz ugovornog odnosa između Voditelja obrade i Ocjenitelja (bio to ugovor o radu ili ad-hoc usmeni sporazum između Voditelja obrade i Ocjenitelja), na temelju kojeg Ocjenitelj ocjenjuje podnesene zahtjeve za grant / subvenciju u okviru Poziva. Za obradu osobnih podataka u tu svrhu nije potrebna suglasnost Ocjenitelja.

Osobni podaci Glasča obrađuju se u svrhu javnog glasovanja za pojedine projekte koji se natječu za subvenciju u okviru Poziva. Pravna osnova za obradu je legitimni interes Voditelja obrade za sudjelovanjem javnosti u odlučivanju o dodjeli subvencija / bespovratnih sredstava te legitimni interes Voditelja obrade da može procijeniti valjanost glasa (npr. je li glas dala osoba ovlaštena za glasovanje, je li riječ o dvostrukom glasu i sl.). Za obradu osobnih podataka u tu svrhu nije potrebna suglasnost ispitanika. Ispitanik može prigovoriti obradi ako njegova prava i legitimni interesi nadmašuju legitimni interes Voditelja obrade.

Ako Glasč da suglasnost, Voditelj obrade obrađivat će informacije o njegovim kontaktnim podacima u svrhu slanja informacija Glasčima koje se tiču Poziva te eventualnog podržavanja, nepodržavanja i realizacije podržanih projekata. Za obradu osobnih podataka u tu svrhu potrebna je suglasnost Glasča, koju daje označavanjem odgovarajućeg kućice u glasovnom obrascu. Glasč može opozvati suglasnost u bilo koje vrijeme. Opozivom suglasnosti ne dovodi se u pitanje zakonitost obrade osobnih podataka temeljene na suglasnosti prije njezina opoziva.

Osobne podatke Podnositelja, Upravitelja, Ocjenitelja i Glasča Voditelj obrade može obrađivati i u sporedne svrhe, koje su:

• vođenje računovodstva, provedba financijske kontrole i ispunjavanje ostalih zakonskih obveza Voditelja obrade. Pravna osnova za obradu je ispunjavanje zakonskih obveza. Za obradu osobnih podataka u tu svrhu nije potrebna suglasnost ispitanika.
• ostvarivanje i obrana ugovornih prava te obrana od neopravdanih zahtjeva postavljenih prema Voditelju obrade. Pravna osnova za obradu je legitimni interes Voditelja obrade. Za obradu osobnih podataka u tu svrhu nije potrebna suglasnost ispitanika. Ispitanik može prigovoriti obradi ako njegova prava i legitimni interesi nadmašuju legitimni interes Voditelja obrade.
• informiranje javnosti o djelatnosti Voditelja obrade u području dodjele grantova / subvencija. Pravna osnova za obradu je legitimni interes Voditelja obrade. Za obradu osobnih podataka u tu svrhu nije potrebna suglasnost ispitanika. Ispitanik može prigovoriti obradi ako njegova prava i legitimni interesi nadmašuju legitimni interes Voditelja obrade.
• izrada statistika i analiza. Pravna osnova za obradu je legitimni interes Voditelja obrade. U te svrhe Voditelj obrade obrađivat će osobne podatke u anonimiziranom obliku. Za obradu osobnih podataka u tu svrhu nije potrebna suglasnost ispitanika. Ispitanik može prigovoriti obradi ako njegova prava i legitimni interesi nadmašuju legitimni interes Voditelja obrade.

6. Pristup podacima:

Osobne podatke u smislu prethodne točke ima na raspolaganju Voditelj obrade te njegovi ovlašteni zaposlenici i suradnici, osobito Upravitelji, koji su vezani uputama Voditelja obrade i obvezom čuvanja tajnosti.

Osobne podatke u opsegu potrebnom za vrednovanje zahtjeva imaju na raspolaganju Ocjenitelji, koji su vezani uputama Voditelja obrade i obvezom čuvanja tajnosti.

Podaci o Podnositelju navedeni u dijelu Zahtjeva koji je namijenjen objavi bit će objavljeni na internetu i bit će tako dostupni neograničenom broju primatelja, uključujući Glasče. Ti će podaci biti u informativne svrhe objavljeni i nakon završetka Poziva.

Osobni podaci obrađivat će se u informacijskom sustavu eGRANT, čiji je operator društvo ELLMAN, s.r.o., sa sjedištem: Muškátová 732/23, 900 55 Lozorno, OIB: 35 949 309 (u daljnjem tekstu: „ELLMAN“). ELLMAN upravlja i administrira navedeni informacijski sustav na temelju ugovornog odnosa s Voditeljem obrade. ELLMAN obrađuje osobne podatke u informacijskom sustavu eGRANT na način da Voditelju obrade pruža web-hosting, prostor za pohranu i alate kako bi u ovom informacijskom sustavu mogao objaviti svoj poziv, primati, obrađivati i vrednovati zahtjeve, bilježiti ocjene Ocjenitelja i prikupljati glasove Glasča. ELLMAN stoga osobne podatke obrađuje uglavnom samo na automatiziran način. Zaposlenici, suradnici i druge ovlaštene osobe ELLMANa obrađuju osobne podatke ispitanika izravno samo na temelju izričitih uputa Voditelja obrade (usluga podrške). ELLMAN je ugovorno vezan tajnošću osobnih podataka i obvezom obrađivanja osobnih podataka samo u skladu s uputama Voditelja obrade i u skladu s odgovarajućim propisima.

Dizajner sustava eGRANT i operator poslužitelja na kojima sustav eGRANT radi te u kojima se čuvaju podaci uneseni u sustav eGRANT je društvo ui 42 spol. s r.o., sa sjedištem: Sibírska 62, 831 02 Bratislava, Slovačka Republika, OIB: 35 713 003. Obrada podataka kod tog subjekta odvija se pretežno na automatiziran način. Djelatnici tog subjekta mogu povremeno doći u kontakt s osobnim podacima koji se obrađuju u sustavu eGRANT u vezi s održavanjem i razvojem sustava eGRANT te radnjama podrške. Taj subjekt ugovorno je vezan tajnošću osobnih podataka i obvezom obrađivanja osobnih podataka samo u skladu s dogovorenim uputama i u skladu s odgovarajućim propisima.

Voditelj obrade ne može isključiti da će na temelju ugovornog odnosa u njegovo ime osobne podatke ispitanika obrađivati i druge osobe, tzv. izvršitelji obrade, poput primjerice pružatelja računovodstvenih, revizorskih, pravnih, računarskih i drugih usluga. Ti izvršitelji obrade bit će ugovorno vezani tajnošću osobnih podataka i obvezom obrađivanja osobnih podataka samo u skladu s uputama Voditelja obrade i u skladu s odgovarajućim propisima.

Voditelj obrade ne može isključiti da će u skladu s odgovarajućim propisima u okviru nadzorne djelatnosti ili istrage podatke koje obrađuje od njega zatražiti sudovi, tijela kaznenog progona ili druga tijela.

Vaše podatke, osim odabranih podataka Podnositelja navedenih u zahtjevu za grant / subvenciju u okviru poziva, Voditelj obrade ne objavljuje.

Vaše podatke Voditelj obrade ne planira slati u treće zemlje izvan EU-a. Ako to čine izvršitelji obrade osobnih podataka, čine to isključivo u skladu s odgovarajućim pravnim propisima i zahtjevima.

7. Razdoblje obrade podataka:

Vaše podatke Voditelj obrade obrađuje najdulje koliko je nužno, što ovisi o svrsi obrade. Nakon toga ih briše.

U svrhu sklapanja i izvršenja ugovora o dodjeli subvencije / bespovratnih sredstava te u svrhu ostvarivanja i obrane ugovornih prava Voditelja obrade i obrane od neopravdanih zahtjeva postavljenih prema Voditelju obrade, Voditelj obrade obrađuje osobne podatke najmanje 10 godina od njihova pribavljanja. Na kraju tog roka i potom svakih najviše 5 godina Voditelj obrade procjenjuje treba li te podatke još za predmetnu svrhu. Ako ne, briše ih. Primjerice, ako dođe do sudskog spora o pravima i obvezama iz ugovora, Voditelj obrade obrađivat će osobne podatke i za vrijeme trajanja tog spora i u razumnom vremenskom razdoblju nakon njegova završetka.

Posebne kategorije osobnih podataka (definicija vidi točka 4 gore) Podnositelja Voditelj obrade obrađivat će samo do opoziva suglasnosti za obradu (ako ne postoji druga pravna osnova za obradu). Time se ne dovodi u pitanje zakonitost obrade osobnih podataka temeljene na suglasnosti prije njezina opoziva. Opoziv suglasnosti može imati za posljedicu (osobito glede podataka označenih kao obveznih) da zahtjev neće moći biti obrađen ili vrednovan, da će biti izuzet ili neće biti podržan. Može imati i za posljedicu nemogućnost sklapanja ili izvršenja ugovora o dodjeli subvencije / bespovratnih sredstava ili nastanak razloga za njegov raskid.

U svrhu ispunjavanja zakonskih obveza Voditelj obrade obrađuje potrebne osobne podatke u zakonom propisanim rokovima (npr. u slučaju računovodstva 10 godina od kraja računovodstvenog razdoblja na koje se podaci odnose).

Za statističke i analitičke svrhe Voditelj obrade obrađuje podatke u anonimiziranom i agregiranom obliku, tako da gube svojstvo osobnih podataka, i u tom će ih obliku obrađivati na neodređeno vrijeme.

Podatke o zahtjevu namijenjene objavi Voditelj obrade obrađivat će objavom najmanje 10 godina. Po isteku tog roka Voditelj obrade provjerit će je li objava još potrebna u informativne svrhe. Ako nije, briše objavljene podatke. Ako podatke još treba, ostavlja ih objavljenima i ponovo procjenjuje trajanje svrhe objave najkasnije za daljnjih 5 godina.

Osobne podatke Glasča potrebne za svrhu vrednovanja glasovanja Voditelj obrade obrađivat će najmanje 10 godina od vrednovanja glasovanja. Na kraju tog roka i potom svakih najviše 5 godina Voditelj obrade procjenjuje treba li te podatke još za predmetnu svrhu. Ako ne, briše ih. Voditelj obrade neće brisati podatke primjerice u slučaju kad zbog tekućeg spora i dalje treba imati dokaz da je u glasovanje uključio samo valjane glasove i da je glasovanje ispravno vrednovao.

Osobne podatke Glasča koji se obrađuju u svrhu slanja informacija koje se tiču poziva, podržanih, nepodržanih i realiziranih projekata Voditelj obrade obrađivat će najdulje do opoziva suglasnosti za njihovu obradu. Potom ih briše. Bez obzira na opoziv suglasnosti, Voditelj obrade po isteku 10 godina od pribavljanja podataka procjenjuje treba li ih još u tu svrhu. Ako ne, briše ih. Ako podatke još treba, zadržava ih i ponovo procjenjuje trajanje svrhe obrade najkasnije za daljnjih 5 godina.

U praksi se može dogoditi da Voditelj obrade isti osobni podatak ispitanika obrađuje u više svrha. Ako neka od svrha obrade otpadne, ali barem jedna druga i dalje postoji, Voditelj obrade neće brisati osobne podatke, već ih samo neće više koristiti za svrhe koje su otpale. Voditelj obrade briše osobni podatak tek kada otpadnu sve svrhe za koje se obrađivao.

Vaši osobni podaci nisu predmet automatiziranog odlučivanja ni profiliranja:

Ne, Voditelj obrade neće koristiti vaše osobne podatke za automatizirano odlučivanje ni za profiliranje.

8. Vaša prava i kako ih ostvariti:

Vaša prava možete ostvariti tako da kontaktirate Voditelja obrade na način iz točke 3 gore. O rješavanju vašeg zahtjeva Voditelj obrade obavijestit će vas u roku od 30 dana. U opravdanim slučajevima Voditelj obrade može taj rok produžiti za 60 dana, i to višekratno. U takvim slučajevima Voditelj obrade unaprijed će vas obavijestiti.

Kako bi Voditelj obrade mogao riješiti vaš zahtjev i provjeriti vaš identitet, u pravilu će trebati da u vašem zahtjevu navedete svoje ime, prezime i adresu stalnog boravišta.

Imate pravo na pristup podacima. Ako to zatražite, Voditelj obrade obavijestit će vas obrađuje li vaše podatke, o kojim podacima se radi, u koju svrhu, komu su dostavljeni, jesu li preneseni u treću zemlju i koliko dugo će ih Voditelj obrade čuvati.

Imate pravo tražiti od Voditelja obrade da ispravi podatke koje o vama obrađuje, ako smatrate da su netočni.

Imate pravo zatražiti brisanje vaših osobnih podataka koje o vama obrađuje Voditelj obrade, ako ih više ne treba, ako opozovete suglasnost koju ste dali za obradu, ako je Voditelj obrade obrađivao osobne podatke nezakonito ili ako s pravom prigovorite da legitimni interesi Voditelja obrade za obradu podataka ne nadmašuju vaša prava.

Imate pravo zatražiti od Voditelja obrade da privremeno obustavi obradu osobnih podataka, ako smatrate da o vama obrađuje netočne podatke, za vrijeme dok se ne provjeri njihova točnost; ako je obrada nezakonita ili Voditelj obrade podatke više ne treba, a zatražite to umjesto brisanja; ako prigovarate obradi, dok Voditelj obrade ne provjeri nadmašuju li njegovi legitimni interesi za obradu osobnih podataka vaša prava.

Imate pravo dobiti osobne podatke koje o vama Voditelj obrade obrađuje na temelju suglasnosti i/ili ugovora i obrađuje ih automatiziranim sredstvima, u strukturiranom, uobičajeno upotrebljavanom i strojno čitljivom formatu. Te podatke možete prenijeti i drugoj osobi; stoga će, ako je to tehnički moguće, Voditelj obrade na vaš zahtjev prenijeti vaše osobne podatke izravno voditelju obrade kojeg ste vi odabrali.

Imate pravo prigovoriti obradi osobnih podataka koju Voditelj obrade provodi na temelju svog legitimnog interesa. U tom slučaju navedite svoja prava i legitimne interese za koje smatrate da nadmašuju interese Voditelja obrade.

Ako smatrate da Voditelj obrade pri obradi vaših osobnih podataka krši pravne propise, možete se obratiti Agenciji za zaštitu osobnih podataka, Hrаnična 12, 820 07 Bratislava, https://dataprotection.gov.sk/uoou/.

Više pojedinosti o vašim pravima možete pronaći u Općoj uredbi o zaštiti podataka.